Reglementen
Huisregels
1. Hygiëne en een schone omgeving zijn belangrijk in onze praktijk. Wij verwachten dat u daar aan meewerkt.
2. Neem tijdens behandelprogramma’s uw eigen handdoek mee en gebruik in de oefenzaal geschikte kleding en schoeisel.
3. Voor het zoekraken van uw eigendommen zijn wij niet aansprakelijk.
4. Wij zijn dagelijks bezig met kwaliteit en de optimalisering daarvan. Daarom vragen wij uw medewerking voor het cliënttevredenheidsonderzoek.
5. Wij staan open voor verbetering. Heeft u tips? Meld deze bij uw therapeut of op het daarvoor bestemde formulier.
Niet nagekomen afspraak
U kunt uw afspraak tot 24 uur van tevoren kosteloos verplaatsen of afzeggen. Afspraken op maandag dienen vóór vrijdag 17.00 uur verplaatst of afgezegd te worden. Wanneer u uw afspraak niet tijdig afzegt, moeten wij deze bij u in rekening brengen. Een te laat geannuleerde afspraak wordt niet door uw verzekeraar vergoed. In dit geval moeten wij het particuliere tarief voor een niet nagekomen afspraak in rekening brengen. Als een afspraak niet wordt nagekomen, dan betaalt u 75% van het tarief van de behandeling. Deze kosten omvatten onder andere de minimale voorbereidingstijd van uw behandelaar en de gereserveerde tijd.
Behandelprotocol
Onderstaande protocol bewaakt de kwaliteit en het objectief vastleggen van het effect van de behandeling. Dit protocol is randvoorwaardelijk voor een doelmatige en doeltreffende behandeling. Daarnaast voldoen wij door dit protocol aan de voorwaarden die uw verzekeraar aan ons stelt.
Eerste afspraak
U ontvangt na het maken van de eerste afspraak een bevestigingsmail. Bij de intake neemt u mee:
1. Identificatiebewijs (ID-kaart, paspoort of rijbewijs): laat dit registreren bij de eerste behandeling. Dit is mogelijk bij de balie van de praktijk of bij uw therapeut.
2. Indien nodig een verwijsbrief van de arts of specialist.
3. Handdoek, ook bij volgende afspraken.
Vragenlijsten
1. U vult minimaal 48 uur voor de eerste afspraak het online vragenformulier in. Indien er gebruikgemaakt wordt van de online intake, dan wordt er een e-mail naar u gestuurd met de vragenlijst.
2. Indien uw therapeut, na overleg met u, heeft aangegeven dat er één of meerdere vragenlijsten zijn verstuurd naar uw e-mail, graag deze binnen 72 uur ingevuld retour! Zodat uw therapeut het dossier actueel heeft.
Laatste afspraak
De laatste behandeling bestaat altijd uit een outtake. Deze laatste behandeling moet ten alle tijde plaats vinden. Dan worden de verplichte vragenlijsten afgenomen, uw dossier afgerond en een rapport naar de huisarts en verwijzer verstuurd. Indien de laatste afspraak door u wordt afgemeld, zal er een belafspraak plaatsvinden om de benodigde gegevens compleet te krijgen en het dossier af te sluiten. Dit wordt mogelijk gerekend als een reguliere behandeling. Als uw aanvullende verzekering de laatste behandeling (de outtake) niet vergoed, zal deze in rekening worden gebracht.
Overige regels
1. De praktijk is telefonisch bereikbaar op het nummer 038 465 40 00. Daarnaast zijn wij ook te bereiken via info@fysiozwolle.nl. Wij nemen binnen 48 uur contact met u op.
2. FysioZwolle heeft met alle zorgverzekeraars zorgovereenkomsten afgesloten. Als u wilt weten of fysiotherapie, oefentherapie, ergotherapie of psychomotorische therapie binnen uw zorgverzekering valt, hoeveel behandelingen er vergoed worden of wanneer de vergoeding stopt, adviseren wij om hiernaar te informeren bij uw zorgverzekeraar. Indien u niet of onvoldoende verzekerd bent voor therapie is dit uw eigen verantwoordelijkheid, u ontvangt in dit geval een particuliere nota van FysioZwolle.
3. FysioZwolle kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het versturen van particuliere nota’s.
4. FysioZwolle hanteert de tarieven die met uw zorgverzekeraar zijn overeengekomen. Indien u niet verzekerd bent bij een Nederlandse zorgverzekeraar, of wanneer u geen behandelingen meer vergoed krijgt vanuit de basisverzekering of aanvullende verzekering, zijn de particuliere tarieven van toepassing. Het is mogelijk dat het bedrag van uw zorgverzekeraar verschilt met het bedrag wat hier genoemd wordt.
5. Om uw behandeling(en) te kunnen declareren bij uw zorgverzekeraar, kunt u niet op dezelfde dag door een andere therapeut behandeld worden.
6. Bij (langdurige) ziekte of vakantie van een therapeut zorgen wij, met uw goedkeuring en beschikbaarheid van een vervangende therapeut, ervoor dat de behandeling wordt overgenomen. Op deze manier ondervindt u geen vertraging van uw behandelproces.
7. De fysiotherapeut, oefentherapeut en ergotherapeut zijn direct toegankelijk voor een screening en aanvullend beleid, dit betekent dat een verwijzing van een huisarts of specialist niet noodzakelijk is.
8. FysioZwolle is niet verantwoordelijk voor diefstal van of schade aan uw eigendommen binnen of buiten de praktijklocatie.
9. FysioZwolle aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel van patiënten die zich niet aan de instructies van de therapeuten hebben gehouden.
10. Indien u niet gereanimeerd wilt worden, bent u zelf verantwoordelijk voor een niet-reanimeren verklaring.
11. U dient uw fiets, auto of andersoortig vervoermiddel zodanig te parkeren dat de vrije toegang tot ons centrum gewaarborgd blijft.
12. In geval van calamiteiten dient u de aanwijzingen van het personeel of de hiertoe bevoegde instantie (brandweer, politie) op te volgen.
13. FysioZwolle streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg. Hiervoor maken wij gebruik van een anonieme online enquête. Deze ontvangt u via een e-mail. Wij rekenen op uw medewerking. Wilt u hier niet aan deelnemen dan dient u dit aan te geven bij uw therapeut.
Klachten
U mag erop rekenen dat elke therapeut van FysioZwolle zijn vak zo goed mogelijk uitoefent. Heeft u toch klachten over de behandeling of de manier waarop uw therapeut met u omgaat, dan is het goed om dat kenbaar te maken. Als zorgaanbieder willen we adequaat omgaan met klachten zodat de organisatie de kans krijgt om het vertrouwen van de patiënt te behouden of te herstellen. Bovendien kan van klachten geleerd worden en kunnen ze aanleiding zijn om maatregelen te treffen, waardoor voorkomen wordt dat eenzelfde klacht zich in de toekomst opnieuw voordoet. Bespreek de klacht eerst met uw behandelend therapeut en/of het management van FysioZwolle.
FysioZwolle stelt het op prijs als u (bijna-)calamiteiten of situaties waarin u zich, om welke reden dan ook, niet prettig hebt gevoeld, meldt aan het management. Meer informatie, of een verzoek voor een persoonlijk gesprek, kunt u regelen aan de balie. Klachten, ideeën of verbetertips kunnen worden doorgegeven via info@fysiozwolle.nl of via onze ideeënbus die u op onze vestigingen treft. Klachten worden afgehandeld conform de door de branche opgestelde reglementen en voorwaarden.
Indienen klachten
Het indienen van een klacht kunt u als volgt doen:
– Bij de behandelend zorgverlener, het secretariaat of de leidinggevende van FysioZwolle.
– Mondeling, via een mail naar info@fysiozwolle.nl of het cliënttevredenheidsonderzoek via Qualiview.
Als een klacht anoniem wordt ingediend, kan FysioZwolle hierop niet adequaat reageren. Indien een klacht wordt gemeld, vult de betreffende medewerker of de leidinggevende die de klacht ontvangt hiervoor een verbeterformulier in.
Tevens wordt er een melding gemaakt naar de praktijkeigenaren in het MT. Op basis van de melding wordt in overleg met de leidinggevende bepaald wie de klacht gaat afhandelen en op welke manier. Indien dit niet direct te bepalen is, wordt, al of niet in overleg met de patiënt, bepaald of de klacht gegrond was. De leidinggevende noteert de afhandeling van de klacht en draagt zorg voor het zo snel mogelijk verhelpen c.q. bespreken van het probleem.
Indien de klacht betrekking heeft op het gedrag van de medewerkers zal hier tijdens een (eventueel) individueel gesprek en/of tijdens een overlegmoment op worden teruggekomen. Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Na afhandeling van de klacht worden de genomen maatregelen, zowel correctieve als preventieve maatregelen, op effectiviteit beoordeeld en door de leidinggevende in een klachtenregister gearchiveerd.
Indienen geschillen
Levert een gesprek of een bemiddelingsgesprek niet het gewenste resultaat op, dan kunt u gebruikmaken van een klachtenprocedure via een van de onderstaande instanties:
– De Geschillencommissie Zorg en Klachtenloket Zorg;
– Het Regionaal Tuchtcollege van de overheid;
– Het Klachtenregister Paramedici.
Actuele zaken en veranderingen
Voor de meest actuele zaken en veranderingen verwijzen wij u naar onze website.
FysioZwolle werkt met een privacyreglement, dit betekent dat uw gegevens uitsluitend door medewerkers worden vastgelegd en bewaard volgens de wet van AVG (Algemeen Verordening Gegevensbescherming). Dit privacyreglement vindt u hier:
1. Iedere locatie beschikt altijd over een afgesloten behandelruimte.
2. U geeft toestemming voor het anoniem aanleveren van uw gegevens. Dit is in het geval wanneer gegevens naar de verzekering verstuurd moeten worden. Wanneer u dit niet wilt, kunt u dit kenbaar maken bij de betreffende therapeut.
3. Wij bieden studenten van de opleiding fysiotherapie, oefentherapie en psychomotorische therapie de mogelijkheid om stage bij ons te lopen. Het kan voorkomen dat er tijdens de behandeling een stagiaire meekijkt of een (deel) van de behandeling uitvoert. Dit gebeurt uitsluitend met uw goedkeuring.
4. U heeft het recht op inzage van uw dossier. Indien u uw gegevens op wilt vragen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen met de volgende gegevens:
- Naam en voorletters, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoon en e-mailadres;
- De vestiging en periode van uw behandeling, de behandelend therapeut;
- Indien het verzoek bepaalde gegevens betreft: een duidelijke vermelding welke gegevens het betreffen;
- Ondertekening patiënt/aanvrager: plaats, datum en handtekening.
U stuurt bovenstaande gegevens samen met een kopie van uw geldige legitimatiebewijs op naar info@fysiozwolle.nl. FysioZwolle zal binnen een redelijke termijn schriftelijk antwoord te geven. Rapportages voor bedrijfsartsen, arbodiensten, letselschadeadvocaten dienen, met uw schriftelijke toestemming, te worden aangevraagd (wij reageren binnen een redelijke termijn conform de geldende procedure en kosten).
Bovenstaande voorwaarden zijn van toepassing wanneer uw een afspraak hebt en of een behandeltraject start bij FysioZwolle. Tijdens uw eerst afspraak en of het starten van een behandeltraject komt de behandelovereenkomst tot stand.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
FysioZwolle doet mee aan Nivel Zorgregistraties Eerste Lijn en draagt hiermee bij aan het verbeteren van de gezondheidszorg. Het Nivel verzamelt gegevens uit de eerstelijnszorg in opdracht van het ministerie van VWS. Patiënten krijgen vragenlijsten toegestuurd – bij de intake, tussentijds de behandeling en op het einde – om de voortgang te kunnen meten. Deze gegevens worden gedeeld met het Nivel. Zij hebben een zeer strikt privacy beleid en ontvangen van ons geen informatie waarmee patiënten direct geïdentificeerd kunnen worden. Patiënten die desondanks liever niet willen dat hun geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor onderzoek, kunnen dit melden bij hun zorgverlener. De betreffende gegevens worden dan niet meer gebruikt door Nivel Zorgregistraties Eerste Lijn.
Privacybeleid
FysioZwolle hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. FysioZwolle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Verwerking van persoonsgegevens van patiënten
- Administratieve doeleinde;
- Bijhouden van het behandelverloop;
- Communicatie over het behandelverloop met verwijzer(s);
- Afnemen van een patiënttevredenheidsonderzoek;
- Verrichten van (geanonimiseerde) data-analyse;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen behandelovereenkomst;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan FysioZwolle de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Postcode en woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Geboorteplaats
- Burgerlijke staat;
- Werkzaam bij organisatie;
- Bankrekeningnummer;
- Burgerservicenummer (BSN);
- Kopie identiteitsbewijs/paspoort;
- Gegevens over uw gezondheid;
Uw persoonsgegevens worden door FysioZwolle opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de behandelovereenkomst en daarna alleen in het patiënten archief voor maximaal 15 jaar.
- Administratieve doeleinde;
- Communicatie over het behandelverloop van patiënten;
- Afstemmen van samenwerkingsafspraken m.b.t. patiëntenzorg.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De gedeelde behandelrelatie met patiënt(en);
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Functie;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Geslacht.
- Gedurende de looptijd van de samenwerkingsrelatie en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 10 jaar.
- Administratieve doeleinde;
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen opdracht;
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Geslacht.
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 10 jaar.
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
- Het inschrijving formulier nieuwsbrief;
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- E-mailadres.
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres.
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
- De arbeidsovereenkomst.
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Bankgegevens.
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
- Het verzorgen van de internetomgeving;
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- Het verzorgen van de personeelsadministratie;
- Het verzorgen van een patiënttevredenheidsonderzoek;
- Het verrichten van (geanonimiseerde) data-analyse.
- Alle personen die namens FysioZwolle van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Betalingsvoorwaarden
De betalingsvoorwaarden maken onderdeel uit van de behandelingsovereenkomsten tussen u als patiënt en de fysiotherapeut. Deze betalingsvoorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de behandelingsovereenkomst aan de cliënt of zijn wettelijke vertegenwoordiger gegeven.
De declaraties van de fysiotherapeut voor honoraria, kosten, vergoedingen en leveringen, dienen binnen dertig dagen na factuurdatum te worden voldaan. Blijft betaling binnen de genoemde termijn uit, dan verkeert de cliënt in verzuim met ingang van de eenendertigste dag na de factuurdatum.
Indien door de patiënt een machtiging is verleend tot bank- of giro incasso dan wel een ondertekende acceptgirobetalingsopdracht is afgegeven aan de fysiotherapeut, dan wordt hier op of omstreeks de twintigste dag na factuurdatum gebruik van gemaakt. Wordt de betaling niet binnen tien dagen daarna ontvangen, dan verkeert de cliënt in verzuim met ingang van de elfde dag nadat tevergeefs gebruik is gemaakt van de bank- of giro incasso, dan wel van de acceptgirobetalingsopdracht.
Zodra de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd over de verschuldigde hoofdsom of over het restant daarvan de wettelijke rente in rekening te brengen. Telkens wordt na afloop van een jaar het bedrag waarover deze rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente.
Indien de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd invorderingsmaatregelen te treffen, dan wel derden daarmee te belasten. Alle met de incasso van gedeclareerde bedragen gemoeide kosten (met inbegrip van de buitengerechtelijke invorderingskosten) komen voor rekening van de patiënt. De buitengerechtelijke invorderingskosten bedragen minimaal 15% van de hoofdsom of het restant daarvan, vermeerderd met de wettelijke rente, met een minimum van € 27,50.